La administración de glosas y el apoyo de sistemas de automatización de los procesos

La gestión de documentos soporte un desafío diario para las IPS

Llevar a cabo una correcta gestión de documentos soporte se ha convertido en todo un desafío puesto que la demanda, la regulación y eficiencia del mercado pide la mejora de los procesos. Es por ello que las IPS deben responder con el diseño de soluciones sostenibles que permita mejorar los procesos y responder efectivamente a esos desafíos diarios y monótonos dentro de su campo. 

Sabemos que el mundo avanza y que cada acción posee:

  • Diferentes grados de complejidad.
  • Grados de customización.
  • Políticas.
  • Procesos que se deben llegar a cumplir y parametrizar.

 

La gestión de documentos y la necesidad de mejorar

Nos llegamos a encontrar con empresas que desean revisar sus sistemas y/o plataformas  de administración de documentos, ya que estos  no satisfacen sus necesidades. Cabe resaltar que es necesario mejorar y evaluar dichas plataformas puesto que algunas poseen problemas de usabilidad. Por otro lado, una gran parte del problema es que el personal no logra hacer uso adecuado de los sistemas con los que cuenta dada su alta complejidad o por  falta de capacitación para el correcto uso de los mismos. Todo esto sumado a la falta de uso de tecnologías de gestión de documentos  integral y atado a la historia clínica del paciente   genera:

  • Problemas de trazabilidad en los servicios prestados.
  • Glosas por falta de soportes.
  • Devoluciones.
  • Adicional a otros inconvenientes que se pueden generar en la gestión de los documentos.

 

Es necesaria una solución

Es  necesario una solución  que capte la distinta información para la generación de la cuenta médica, los RIPS  y su facturación facilitando la creación de esta o un sistema que interopere las diferentes plataformas que ya tiene la IPS. 

Por ejemplo, para ser más claros, un trabajador descarga los soportes de la historia clínica para el armado de la cuenta médica, pero omite incluir algún tipo de soporte como:

  • Consumo de oxígeno.
  • Transfusión.
  • Glucometrías.
  • Material de osteosíntesis.

 

Por lo cual se generaría una glosa por faltante de soportes. ¡Su sistema tendría que poseer la función de registro de entrada y salida de documentos! Solo que no sabía que existía tal cosa. La omisión de información haría que la  glosa o devolución de la factura se genere o no sea aceptada a la primera.

Entonces las IPS requieren mejorar, interoperar  o cambiar la forma en la que se realizan los procesos para mejorar sus índices de radicación efectiva de las cuentas médicas y en generar para mejorar su sistema de gestión documental.

 

¿Qué pasa si ya implementó soluciones de gestión de documentos?

Se debe evaluar si la solución de gestión de documentos requiere algunos ingredientes esenciales para funcionar bien. Para empezar, conocer si el sistema actual tiene una buena estructura, coherencia en torno a qué documentos y procesos  se pueden gestionar, sumado a la claridad y facilidad de este sistema en funcionamiento y uso.

 

El camino más adecuado

Es por ello que se debe considerar la estructura y la consistencia del sistema de gestión, el nivel de contenido y no solo a nivel de clasificación. Datos tan necesarios como lo son:

  • Los CUPS (Códigos Únicos de Procedimientos en Salud).
  • CUM (Código Único de Medicamento).
  • Y un total abarcamiento de los RIPS (Registro de Individual de la Prestación de Servicios de Salud). Estos últimos contienen un conjunto de datos relacionados con los servicios prestados a las personas dentro del sistema de salud colombiano. Que son INDISPENSABLES dentro del proceso de facturación para el reconocimiento de dichos servicios a las IPS tal como se encuentra establecido en la resolución 3374 de 2000.

El movimiento empresarial ya ha comenzado.

Por ejemplo

Si todos  los CUPS, CUM,  y soportes necesarios para la facturación están documentados de una manera adecuada y estandarizada el proceso será exitoso y la factura será reconocida.  A lo cual queda la pregunta ¿existe una estandarización o estructura que permita tomar estos metadatos en una plantilla? La respuesta es sí, nuestra plataforma es capaz de responder a estas necesidades, Wiit es una transformación digital de las cuentas médicas.

 

Cómo se  logra  una solución para la gestión de documentos soporte 

Lo logramos gracias a  que contamos con tecnologías de AI (Inteligencia Artificial) para analizar las historias clínicas, RPA (Robotic Process Automation)  para acceder a las diferentes plataformas y sistemas de las IPS y así interoperar y acceder a los datos necesarios  para una  gestión de documentos y de información con consistencia y total trazabilidad, ya podemos pasar de la  lectura de la historia clínica,  liquidación de servicios, facturación,  armado de cuentas médicas y generación de RIPS manual a procesos completamente automatizados y estandarizadas,  apoyados en las últimas tecnologías de impacto  que permiten además leer todo tipo de archivos, analizarlos y concluir a partir de estos con una mínima intervención humana, lo cual se traduce en ahorro de costos operativos, incrementos de facturación, reducción de errores humanos, capacidad para operar 7X24, reducción de riesgos legales y la obtención de datos estructurados para la toma de decisiones.  De igual importancia los sistemas de gestión de documentos necesitan una atención constante. Las cosas deben modificarse y ajustarse de forma regular. Por lo tanto, es necesario evaluar y examinar detenidamente las prácticas de gestión de documentos de su IPS o empresa para así lograr ser más fuerte en el mercado.

Recuerda que el mundo evoluciona y exige que lo hagas, debemos romper la brecha tecnológica y aumentar la eficiencia y rentabilidad. 

 

Para concluir 

La adaptación es necesaria y la interoperabilidad de las diferentes plataformas y  los sistemas de gestión de documentos ofrecen un “nuevo valor” y  significativo para los usuarios. Se necesita de la voluntad de innovar y encontrar la mejor forma para hacerlo bien. ¡Así que únete a los usuarios ganadores! Nosotros tenemos un servicio que involucra plataformas, procesos y personas, permitiendo estandarizar todos los criterios de liquidación de las cuentas médicas que hoy están supeditadas a la interpretación de la persona que las revisa manualmente. Contáctanos y conoce mucho más.

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